Работа с потребителями.
Как следует грамотно взаимодействовать с потребителем, чтобы избежать конфликтов, судебных споров и постараться остаться с вашим покупателем в хороших отношениях? Ответ на этот вопрос мы узнали у Андрея Зятькова, магистра юридических наук, руководителя проекта pravohelp.by.
Основы взаимодействия государственных организаций и частных компаний с гражданами в Республике Беларусь регулируются Гражданским кодексом и Законом Республики Беларусь «О защите прав потребителей» от 09.01.2002 года № 90-3 (последняя редакция от 05.01.2022 года). Статьей 5 закона установлено, что потребители имеют право на возмещение убытков в случае недостатков товара, а также морального вреда, причиненного действиями организации. Закон также предусматривает, что потребители вправе обратиться в суд за защитой своих прав. Но что предпринять и как вести себя с потребителями, чтобы не накалять ситуацию и не доводить до разбирательств? Об этом – далее.
Почему правильно выстроенная работа с потребителями имеет особую значимость для бизнеса?
Работа с потребителями – это не только залог хорошей рекламы, но и минимизация судебных тяжб с недовольным клиентом. Встречался с ситуациями, когда у многих компаний (особенно крупных) не должным образом выстроена работа с потребителем (для «галочки»), который оказался недоволен товаром или услугой. В итоге это приводит к последствиям в виде того, что потребитель сам или через общества защиты прав потребителей обращается в суд. Впоследствии компания претерпевает издержки и получает косвенный ущерб в виде недополученной прибыли, например, из-за огласки отзывов, включая истории в СМИ. Правильно выстроенная работа в компании поможет минимизировать репутационные издержки и избежать судебных разбирательств. Книга замечаний и предложений – это инструмент обратной связи, который позволяет во многих случаях устранить какую-то проблему и стать лучше.
Как правильно выстроить порядок взаимодействия с потребителем?
Для этого необходимо соблюдать определенный алгоритм. Кроме того, очень важно, чтобы работой с обращениями граждан занимался сотрудник, который имеет специальные навыки или прошел обучение в данной сфере. Ему нужно понять и услышать потребителя, предложить решение проблемы.1. Внесение записи в книгу замечаний и предложений.
Прим.: порядок ведения книги замечаний и предложений установлен Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 г. № 285.
В каждой организации обязательно ведение книги замечаний и предложений граждан. Если в книгу вносится запись, следует проконтролировать, чтобы потребителем были внесены следующие данные:
- дата обращения;
- ФИО гражданина и его адрес;
- суть обращения;
- контактный телефон.
Бывают ситуации, когда продавец не предоставляет книгу замечаний и предложений. В таком случае все может закончиться еще большей проблемой, чем она могла бы быть (вызовом наряда милиции, например).
Сталкивался со случаем, когда простое минутное пожелание записать замечание в книге вылилось в часовое противостояние с вызовом милиции.
Я рекомендовал бы менеджеру сначала задать уточняющие вопросы (в вежливой и участливой форме), возможно, проблема потребителя решится прямо на месте. Но если потребитель просит именно книгу замечаний и предложений, ему следует ее предоставить. Это его законное право.
Страха сотрудников, что за запись накажет начальник, в компании быть не должно. Инструкция по алгоритму предоставления книги замечаний и предложений – задача самого руководства заведения или организации. Каждая ситуация требует индивидуального подхода, а не предоставляя потребителю книгу замечаний и предложений, вы только эскалируете конфликт, не решая его. А также, вероятнее всего, теряете покупателя.
2. Своевременный индивидуальный ответ.
Сроки и порядок ответа на обращения потребителей регулируются Законом Республики Беларусь «Об обращениях граждан».В соответствии со ст. 17.3 Закона «Об обращениях граждан», если гражданин оставил запись в книге замечаний и предложений или вы получили от него письмо, то замечание и (или) предложение следует рассмотреть и ответить на него не позднее 15 календарных дней, а если ситуация требует дополнительного изучения и проверки – не позднее одного месяца со дня, следующего за днем регистрации замечания и (или) предложения в книге.
Ст. 9 Закона «Об обращениях граждан» устанавливает, что организации, индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать внимательное, ответственное, доброжелательное отношение к заявителям; не допускать формализма, бюрократизма, волокиты, предвзятого, нетактичного поведения, грубости и неуважения к заявителям.
Постарайтесь вникнуть в ситуацию. Если у покупателя был конфликт с работником магазина, непосредственно опросите вашего работника, узнайте обстоятельства дела. Важно, чтобы вам говорили правду.
Ведь иногда люди любят приукрашивать ситуацию в свою пользу (особенно, если за учиненную запись на работника оказывается негативное моральное или дисциплинарное воздействие), но потом, в судебном заседании, могут появиться совсем другие факты.
Далее – ответ не должен быть шаблонным. Я сам как потребитель иногда обращался с замечаниями и, получив письмо, определял искренность текста. Шаблонные, однотипные тексты практически сразу видно. А если потребитель не чувствует, что к его проблеме подошли добросовестно, то это может лишь усугубить конфликт между сторонами. И, опять же, с большой долей вероятности он уйдет туда, где его ценят.
Ответ должен быть персонализирован. Рекомендуется позвонить, при наличии оставленного контактного номера, чтобы лично пообщаться с недовольным клиентом, вникнуть в проблему и постараться решить ее уже на данной стадии. Это не отменяет обязательный ответ, но зачастую помогает решить конфликтную ситуацию практически сразу.
Лично со мной произошли две типичные ситуации в двух крупных торговых сетях. В одном случае по озвученной мной проблеме оперативно связались по телефону, выяснили, в чем была суть конфликта, выразили сожаление и пообещали исправить оплошность. Позже выслали индивидуальный ответ. Никаких компенсаций, бонусов. Просто нормальное человеческое общение.
Во втором случае в максимально поздние сроки пришел шаблонный ответ. Причем я ранее сталкивался с ответом данной организации, и он был точно такой же. Никто не вникал в суть, а давал формальную отписку. В итоге все закончилось судом и убытками для организации. Понятное дело, что обороты компании позволяют закрывать на это глаза. Но репутация и развитие должны стоять на первом плане. Когда организация откровенно не права, прямо и явно нарушила права потребителя и не хочет даже вникнуть в возникшую проблему, – это тревожный звонок.
3. Суд.
Конфликт может не разрешиться на досудебной стадии. И тогда уже решение будет принято после ряда судебных заседаний.Согласно ст. 241 Гражданско-процессуального кодекса Республики Беларусь (далее – ГПК РБ) суд оценивает доказательства по своему внутреннему убеждению, основанному на всестороннем, полном и объективном исследовании в судебном заседании всех входящих в предмет доказывания фактов, руководствуясь при этом только законом. Каждое доказательство оценивается с точки зрения относимости, допустимости, достоверности, а все доказательства в совокупности – также с точки зрения достаточности для разрешения дела. Ни одно из доказательств не имеет для суда заранее установленной силы.
В данном контексте вам важно будет продемонстрировать в судебном заседании, что со стороны организации были соблюдены все нормы и добросовестные попытки урегулировать спор в досудебной плоскости.
Ничто не мешает другой стороне уже на стадии судебного разбирательства предложить заключить мировое соглашение. Цель спора – его разрешение. Способ не имеет значения, если он разрешается в законной плоскости.
Был знаком с ситуацией, когда у организации в суде была проигрышная позиция. Со стороны потребителя было предложено мировое соглашение с куда меньшей суммой. Но в ответ были озвучены обвинения в сторону потребителя и не предоставлено ни одного доказательства попытки как-то решить проблему потребителя. В итоге – организация проиграла судебное разбирательство.
4. Средства массовой информации.
После любого конфликта бывают последствия. Это может быть как взысканная с компании сумма в пользу потребителя, так и репутационные издержки, если конфликт не удалось урегулировать, и он попал в СМИ. Последнее не совсем очевидно для компании. Но репутационные издержки прямо влияют на финансовые. Постоянный покупатель, прочитав о конфликте, может передумать на какое-то время покупать у вас товар/услугу, а потенциальные потребители могут выбрать конкурента, так и не выбрав вас.В связи с этим всегда необходимо давать адекватную обратную связь. Как упоминалось ранее, в организации должен быть обученный работник. Очень часто то, что можно было решить простой улыбкой, превращалось в разной степени тяжести медиаскандалы с последующими судебными тяжбами.
Если дошло до того, что про вас уже пишут в СМИ и требуют пояснений/комментариев, то не следует «пороть горячку» и поддаваться эмоциям, даже если вы правы на все 100%. Адекватные, культурные и развернутые ответы помогут вам объяснить читателям/слушателям/зрителям суть проблемы и вашу позицию.
Если ваш работник был не прав, здесь тоже есть над чем поработать, учесть ошибки и не стесняться этого. Все мы люди и допускаем какие-то ошибки. Это нормально. Главное – их признать и постараться исправить. Люди всё чувствуют, их не обманешь. Поэтому симпатии могут остаться на вашей стороне, даже если в конкретной ситуации вы были не правы, но признали это.
Я думаю, все скандальные новости, о которых вы читаете в СМИ, и есть пример не совсем корректной работы с обратной связью потребителя. Многих ситуаций можно было бы избежать. Не всех, но многих…
В своей работе бизнесу нужно не только создавать красивые лозунги и цели, однако и следовать им, как емко сказал один австралийский маркетолог о взаимодействии с потребителем: «Нельзя отвлекать потребителя от того, на чем он сконцентрирован – можно превратиться в то, на чем он сконцентрируется». И если он недоволен вашим товаром, это еще полбеды, а вот если он станет недоволен вашей компанией, то это куда хуже. В ваших силах постараться сделать так, чтобы все было хорошо.