Ведение учета задолженности.

Работа с долгами бывает разной. Можно разработать четкую систему и работать, предотвращая риски, можно бегать за должниками, туша дебиторские «пожары». В таком случае небольшие рекомендации по основным этапам в работе с дебиторской задолженностью.

Предварительный этап. Анализ задолженности. Если у вас есть алгоритм по определению лимитов суммы долга, сроков и условий его погашения - хорошо. Если нет, придется действовать на уровне интуиции. Установления контакта с должником для выяснения причин задолженности и обсуждения возможных вариантов погашения. Про методы и принципы также можно прочитать и послушать, если полистать канал.

Досудебное урегулирование. Переговоры.
Проведение переговоров с должником для достижения соглашения о добровольном погашении долга. Направление уведомления: Отправка должнику письменного уведомления о наличии задолженности и требования о ее погашении или сразу же можете высылать досудебное предупреждение. Реструктуризация долга. Один из вариантов, если клиент надежный и вы готовы рисковать. Вариантов реструктуризации долга (рассрочка, отсрочка, снижение суммы долга и т.д.).

Судебное взыскание. Когда другие методы не работают. Осуществляете подготовку заявления. Будет упрощенное производство или участие в судебных заседаниях, представление доказательств и аргументов в пользу взыскания долга (выбор формы заявления зависит от ситуации). После следует получение судебного решения о взыскании долга.

Исполнительное производство. Получение исполнительного листа на основании судебного решения (определения). Обращение к судебным приставам. Передача исполнительного листа судебным приставам для принудительного взыскания долга. Контроль за исполнением. Контроль за действиями судебных приставов и процессом взыскания долга.

Заключительный этап. Закрытие дела после полного погашения долга или его списания. Анализ и отчетность. Анализ причин возникновения задолженности и подготовка отчетности по результатам взыскания.

Напомню, что доля бесперспективных к взысканию долгов увеличивается с каждым годом. По этой причине, я рекомендую на предприятии наладить процессы работы для того, чтобы минимизировать риски:

•  работа с персоналом (донесение смыслов, зачем и что делать);
•  разработка системы работы с контрагентами;
•  разработка бизнес-процессов и структуры предприятия;
•  формирование системы учета (срм, эксель и другое).

Все остатки, которые просочатся через эти надежные системы, будут дебиторской задолженностью, которые станут работой юристов или пойдут на списание, как безнадежный долг. Подходите к работе правильно. Боритесь с причиной, а не следствием проблем. Как осуществлять контроль дебиторской задолженности. Как вы контролируете дебиторку? Давайте кратко ответим на поставленные вопросы. Это позволит понять результативность ваших действий, их эффективность, которая влияет на итоговый результат работы предприятия - получение прибыли. 

1) Ведете учет дебиторской задолженности? Как и где? Учет должен быть систематическим, от срм-системы до экселя. Важно то, чтобы данные были всегда свежими и актуальными. Только понимания картину динамики образования долгов от прошлого до настоящего, можно наиболее четко оценить перспективы будущего.

2) Есть ли правила поведения с должниками? Четкие регламенты, категорирование должников. Когда, при каких сроках и каких суммах обращаться с письмами, в суды и так далее. Если нет регламентов - у вас нет системы, а просто интуитивный хаос.

3) Осуществляется ли мониторинг должников? При заключении сделки вы его проверили. Но что было потом? С какой периодичностью вы отслеживаете состояние должника и есть ли такая процедура? Если нет, откуда уверенность, что регламент поможет, когда компания валится от долгов третьих лиц. Должно быть отслеживание его состояния. И это состояние должно быть одним из пунктов учета при категорировании должника.

4) Кто ответственный за все это? Кто отслеживает работу менеджеров, бухгалтерии, юристов? По каким метрикам они работают. Часто те, кто должен контролировать эффективность заинтересованы в противоположном. Их премии зависят от количества поставок, судебных заседаний и так далее. Должен быть тот, кто сможет непредвзято оценить работу отделов по данным направлениям, указать на серые зоны и фатальные ошибки.

5) Проверяется ли результативность их действий? Допустим, выиграли все суды, но получили по факту только 30% от всех долгов. Не пора ли сделать работу над ошибками в управлении? Потому что это сложно назвать эффективной работой. Необходимо после редакции бизнес-процессов, проверить эффективность через квартал, посмотреть на результативность. И так дальше вносить корректировки, повышая кпд-работников, итоговую результативность.

 Если вам необходимо отладить работу в управлении процессами на предприятии между отделами, тогда вам нужно связаться (написать или позвонить) через раздел КОНТАКТЫ.